Bij Sortlist ontvangen we gemiddeld 3000 projectenper maand Ons team leest en analyseert ze zorgvuldig voordat ze worden gedeeld met onze agencies.
Met onze jarenlange ervaring sinds de lancering in 2014 hebben we waardevol inzicht gekregen in zowel succesvolle als uitdagende opdrachten
Bij het benaderen van een agency, dienen bedrijven meestal hun eigen opdracht in. Bij Sortlist bieden we een praktisch kader om je te helpen een uitgebreide briefing op te stellen en deze vervolgens te delen met onze dienstverleners.
Hoewel we dit waardevolle hulpmiddel bieden, is het belangrijk dat je ons voldoende informatie geeft zodat wij de beste match voor jou vinden.
Wat is nu precies een "succesvolle briefing"?
Om je bij dit proces te helpen, hebben we een stappenplan opgesteld met voorbeelden, over hoe je een uitgebreide briefing maakt.
Wat is een briefing en hoe belangrijk is deze?
Een projectbriefing is een kort document dat de doelen, vereisten en verwachtingen van een project schetst. Het dient als een leidraad voor alle betrokken partijen en maakt duidelijk wat er moet gebeuren, wanneer en met welke middelen.
Het schrijven van een briefing is een uitdaging, omdat je jouw visie in je hoofd naar buiten brengt , zodat iemand anders het kan begrijpen.
Een bedrijf dat op het punt staat aan een project te beginnen, weet precies wat het wil bereiken en hoe het dat hoopt te doen. Maar een derde partij, die niet zo bekend is met het bedrijfzou het moeilijker hebben om het idee van een project te begrijpen.
Bekijk het zo 🍝:
Een klant in een restaurant bestelt "pasta". Die ziet een heerlijk bord spaghetti bolognese voor zich. De ober vraagt (op basis van het vage verzoek) per ongeluk aan de beste carbonara chef om het gerecht te bereiden. Wanneer het bord carbonara wordt geserveerd, is de klant teleurgesteld. Zowel de ober als de chef zijn verbaasd en teleurgesteld dat ze niet aan de verwachtingen van hun klant konden voldoen.
Laten we het eens anders bekijken. Als de klant specifiek had gevraagd voor "spaghetti met tomatensaus gemengd met knoflook, olijfolie, rundvlees en parmezaanse kaas" en details had toegevoegd zoals dat de pasta goed gekookt en binnen 30 minuten klaar wilde hebben omdat hij een trein moest halen, zou iedereen op één lijn zitten en blij zijn geweest met het resultaat.
Het schrijven van een briefing om het juiste bureau te vinden is als het bestellen van eten in een restaurant. Het is belangrijk om te beseffen dat mensen je gedachten niet kunnen lezen of raden. Daarom is het belangrijk om duidelijk en precies te zijn over je eisen.
Om er zeker van te zijn dat je precies krijgt wat je wilt van een agency?, is het noodzakelijk om je verwachtingen in detail uit te leggen.
De 3 belangrijkste elementen van een briefing
De presentatie van je bedrijf - Wie ben je?
Vaak zien klanten dit aspect van de briefing over het hoofd, omdat het misschien niet zo belangrijk lijkt. Maar het begrijpen van de identiteit van je bedrijf geeft de agencywaardevolle informatie in de briefing. Het biedt context.
Wanneer je je bedrijf presenteert, moet je het volgende vermelden:
Je bedrijfsnaam
Hoeveel werknemers je hebt
De branche waarin je werkt
Jouww positie op de markt
De waarden en missie van je bedrijf
Je doelen op korte en lange termijn
Jouw klantenkring
Bekijk een van onze voorbeelden:
"Wij zijn een middelgrote gespecialiseerde uitgeverij die meer dan 40 crossmediale mediadiensten aanbiedt op het gebied van landbouw, voeding en het plattelandsleven. Een van onze merken is "M"!, een reclamevrij kindertijdschrift voor natuurliefhebbende kinderen vanaf 5 jaar. Het laat de lokale natuur, omgeving, puzzels, experimenten, recepten en knutsels zien. "M"! is ook populair onder opvoeders, maar is alleen verkrijgbaar als abonnement via onze website matsch-magazin.de. We willen graag meer bereik genereren voor "M"! buiten onze bekende doelgroepen en denken dat influencer marketing een grote impact zal hebben op de bekendheid van het tijdschrift.”
Hier is nog een voorbeeld:
"Hallo, ons bedrijf werkt in de vleessector. We zijn een familiebedrijf en onze visie is om uit te groeien tot dé buurtwinkel met producten van uitzonderlijke kwaliteit. Om dit te bereiken, blazen we ons merk geleidelijk nieuw leven in, geven we het een modern tintje en onderzoeken we nieuwe manieren om contact te maken met onze klanten. Als onderdeel van onze uitbreidingsstrategie overwegen we de lancering van een submerk dat een meer premium ervaring belichaamt. Dit initiatief is bedoeld om veeleisende klanten aan te spreken en hen een luxueus aanbod te bieden."
Jouw project presenteren - Wat is jouw algemene doelstelling?
Hoewel het presenteren van je bedrijf misschien niet een voor de hand liggend onderdeel lijkt van een briefing, kan het beschrijven van het project juist het tegenovergestelde zijn.
Met onze 10 jaar ervaring in het verbinden van klanten met zowel marketing- als reclamebureaus, merken we dat er vaak veel elementen ontbreken Namelijk in de beschrijving van het project of de creatieve briefing zelf. Daarom hebben we onze vragen zorgvuldig opgesteld om zoveel mogelijk waardevolle informatie te verzamelen.
Deze aanpak komt vooral jou, de agencies en ons ten goede bij het vinden van de perfecte match voor onze klanten.
Wanneer je je project presenteert, zorg er dan voor dat je de informatie opneemt door onze meerkeuze opties te selecteren of door tekstueel meer informatie te geven:
De context - waar staat dit project in termen van jouw bedrijf, jouw klanten en jouw branche?
De doelen die je nastreeft met dit project - probeer ze uit te leggen op zowel marketing- als bedrijfsniveau (bijv. verkoop verhogen, doelgroep uitbreiden, merkimago verbeteren, etc.)
Je budget - zorg ervoor dat je aangeeft of dit een maandelijks of vast budget is
Je gewenste deadline of tijdlijn - wil je meteen beginnen?
De vaardigheden die volgens jou nodig zijn om dit project succesvol te maken - zorg ervoor dat je alle vaardigheden benadrukt die volgens jou nodig zijn (bijv. niet alleen contentmarketing, maar ook copywriting, het maken en bewerken van video's, videoproductie, enz.)
Waarom je een dienstverlener nodig hebt - waarom voer je het project niet zelf uit?
Bekijk een van onze praktijkvoorbeelden:
"Wij zijn een modebedrijf voor B2B-bedrijven (uniformen, enz.) in de opstartfase. We komen uit de branche en zijn momenteel bezig met de wettelijke registratie van het bedrijf en de naam. We hebben klanten in portefeuille, waaronder middelgrote en grote internationale bedrijven.
We zijn op zoek naar een bureau dat ten minste een eerste Minimum Viable Product (MVP) kan ontwikkelen binnen de komende maand.
We zijn op zoek naar een e-commerce website met een betaal gateway en een eigen gedeelte voor elk van onze klanten. Daarnaast moet de website responsive zijn en geschikt voor gebruik op elk mobiel apparaat. De site moet ook kunnen integreren met de systemen van de transport- en distributiebedrijven waar we de goederen inkopen.
In een tweede fase moet de website geïntegreerd kunnen worden met een ERP voor het MKB (bijv. Holded) en boekhouddiensten. We zijn op zoek naar een dienstverlener die ook kan optreden als consultant voor de lange termijn, die ons adviseert en onze partner is, en die werkt met een flexibele aanpak.
We zijn bereid om in fases te werken als dat nodig is en we zijn heel flexibel. Ons budget is waarschijnlijk minder dan €20.000 in totaal, maar we staan ook open voor aanbevelingen van het bureau."
Uitleggen waarom je met een bureau wilt samenwerken, wat je verwachtingen en beperkingen zijn
Tot slot moet elke briefing uitleggen waarom je je project wilt uitbesteden en welke beperkingen, verwachtingen en restricties je hebt voor je toekomstige samenwerking.
Zorg er ten eerste voor dat je in jouw briefing de belangrijkste reden opneemt voor het uitbesteden van je project. Wat kan een dienstverlener bieden die je intern niet hebt?
Vergeet niet te vermelden of je in het verleden met een dienstverlener of agentschap hebt samengewerkt. De reden hiervoor is dat de dienstverlener een idee zal hebben of de klant al systemen heeft voor het werken met externen .
Elke samenwerking is uniek, net als elke klant en elke dienstverlener. Laat het aan ons en de dienstverleners weten:
De verwachtingen van de samenwerking
Hoe vaak je wilt afspreken
Hoeveel advies je nodig hebt
Het ideale resultaat van het project
De communicatiekanalen die je wilt gebruiken, enz.
Maar zorg er ook voor dat je in je briefing alle beperkingen doorgeeft die de samenwerking op de een of andere manier kunnen beïnvloeden:
Eventuele technische beperkingen
Functionele beperkingen (je hebteen vertaling nodig van het project in meerdere talen, zodat jouw internationale team het kan begrijpen en gebruiken), etc.
Een projectbeschrijving maken met Sortlist
Bij het maken van een briefing voor een bepaalde dienstverlener, dienen klanten vaak een PDF-document in dat niet kan worden gewijzigd. Dit kan een uitdaging zijn als er elementen zijn die ze willen wijzigen voordat de samenwerking begint. Met Sortlist hebben onze klanten echter het voordeel dat ze met elk van onze adviseurs kunnen spreken om hun projecten aan te passen.
(❗️ Als u zich buiten België, Nederland, Spanje, Frankrijk of Duitsland bevindt, neem dan contact op met iemand van ons team via de intercom chatknop rechtsonder op jouw profiel)
Je kunt er ook voor kiezen om het huidige project te verwijderen en een nieuw project aan te maken.
Wanneer jouw budget verandert, je extra vaardigheden nodig hebt of je je project helemaal opnieuw moet bekijken, kun je gemakkelijk contact opnemen met iemand van ons team en de nodige aanpassingen maken. Ons platform geeft je de flexibiliteit om je opdracht bij te werken en te verfijnen als dat nodig is.