Chez Sortlist, nous recevons en moyenne 3000 briefings de projets par mois, et notre équipe lit et analyse attentivement chacun d'entre eux avant de le partager avec nos prestataires de services.

Avec des années d'expérience depuis notre lancement en 2014, nous avons acquis des connaissances intéressantes sur les briefings réussis et ceux qui posent problème.

Lorsqu'elles approchent une agence ou un prestataire de services, les entreprises soumettent généralement leur propre projet de briefing. Chez Sortlist, nous fournissons un cadre utile pour vous aider à créer un briefing complet, que nous partageons ensuite avec nos fournisseurs de services.

Bien que nous vous fournissions cette ressource précieuse, il est important que vous nous fournissiez suffisamment d'informations pour que nous puissions vous trouver la meilleure solution.

Qu'est-ce qu'un "briefing réussi" ?

Pour vous aider dans ce processus, nous avons préparé un guide étape par étape, avec des exemples, sur la manière de remplir efficacement un briefing de projet complet.

Un briefing de projet est un court document qui décrit les objectifs, les exigences et les attentes d'un projet. Il sert de feuille de route à toutes les personnes impliquées, en clarifiant ce qui doit être fait, quand et avec quelles ressources.

La rédaction d'un briefing est un défi, car il nous oblige à prendre la vision que nous avons en tête et à la présenter à quelqu'un d'autre pour qu'il la comprenne.

Une entreprise qui s'apprête à se lancer dans un projet connaît les tenants et les aboutissants de ce qu'elle souhaite réaliser et de la manière dont elle espère y parvenir. Cependant, un tiers, qui ne connaît pas aussi bien l'entreprise, ses valeurs, ses objectifs, etc. aura du mal à saisir l'idée du projet.

Pensez-y de cette façon 🍝 :

Dans un restaurant, un client commande des "pâtes". Il imagine une délicieuse assiette de spaghettis à la bolognaise. Cependant, sur la base de leur demande vague, le serveur demande par erreur au meilleur chef carbonara de préparer le plat. Lorsque l'assiette de carbonara arrive, le client est déçu, et le serveur comme le chef sont perplexes et déçus de ne pas avoir pu répondre aux attentes de leur client.

Envisageons maintenant une autre solution. Si le client avait commandé spécifiquement des "spaghettis à la sauce tomate mélangée à de l'ail, de l'huile d'olive, de la viande de bœuf et du parmesan", et avait ajouté des détails comme le fait de vouloir des pâtes bien cuites, prêtes en 30 minutes parce qu'il avait un train à prendre, tout le monde aurait été sur la même longueur d'onde et ravi du résultat.

Rédiger un briefing de projet pour trouver la bonne agence, c'est comme commander un plat dans un restaurant. Il est important de comprendre que les gens ne peuvent pas lire dans vos pensées ou deviner vos préférences. C'est pourquoi il est important d'être clair et précis dans vos exigences.

Pour être sûr d'obtenir exactement ce que vous attendez d'un prestataire de services, il est nécessaire d'expliquer vos attentes en détail.

Souvent, les clients négligent cet aspect du briefing, car il peut sembler moins important que la présentation du projet lui-même. Cependant, la compréhension de l'identité de votre entreprise fournit à l'agence des informations précieuses qui vont au-delà de la description du projet. Elle fournit un contexte.

Lorsque vous présentez votre entreprise, assurez-vous d'inclure :

Jetez un coup d'œil à l'un de nos exemples concrets :

"Nous sommes un éditeur spécialisé de taille moyenne qui propose plus de 40 services multimédias dans les domaines de l'agriculture, de l'alimentation et de la vie rurale. L'une de nos marques est "M", un magazine pour enfants sans publicité destiné aux enfants de 5 ans et plus qui aiment la nature. Il présente la nature locale, l'environnement, des puzzles, des expériences, des recettes et des travaux manuels. "M" ! est également populaire auprès des éducateurs, mais il n'est disponible que sur abonnement via notre site web matsch-magazin.de ; il n'est pas disponible en version papier. Nous aimerions étendre la portée de "M" ! en dehors de nos groupes cibles connus et pensons que le marketing d'influence aura un impact important sur la notoriété du magazine.

Voici un autre exemple :

"Bonjour, notre entreprise travaille dans le secteur de la viande. Nous sommes une entreprise familiale et notre vision est de devenir le magasin de quartier de référence, offrant des produits d'une qualité exceptionnelle. Pour y parvenir, nous revitalisons progressivement notre marque, en lui donnant une touche de modernité et en explorant de nouveaux moyens d'entrer en contact avec nos clients. Dans le cadre de notre stratégie d'expansion, nous envisageons de lancer une sous-marque qui incarne une expérience plus haut de gamme. Cette initiative vise à séduire les clients les plus exigeants et à leur proposer une offre haut de gamme".

Bien que la présentation de votre entreprise ne semble pas être un élément évident d'un briefing de projet, la description du projet peut être le contraire.

Avec près de dix ans d'expérience dans la mise en relation de clients et d'agences à la fois de marketing et de publicité, nous avons remarqué que de nombreux éléments sont souvent absents de la description du projet ou du briefing créatif lui-même. C'est pourquoi nous avons soigneusement élaboré nos questions de briefing afin de recueillir un maximum d'informations précieuses.

Cette approche nous permet à nous, prestataires de services, et surtout à vous, de trouver la solution idéale pour nos clients.

Lorsque vous présentez votre projet, veillez à l'inclure en sélectionnant nos options à choix multiples ou en fournissant des informations supplémentaires sous forme de texte :

Jetez un coup d'œil à l'un de nos exemples :

"Nous sommes une entreprise de mode pour les entreprises B2B (uniformes, etc.) en phase de démarrage. Nous venons de l'industrie et sommes en train de procéder à l'enregistrement légal de la boîte et de son nom. Nous avons des clients dans notre portefeuille, parmi lesquels des moyennes et grandes entreprises internationales.

Nous recherchons une agence capable de développer au moins un premier produit minimum viable (MVP) avec la possibilité de développements futurs dans le mois à venir.

Nous recherchons un site web de e-commerce qui dispose d'une passerelle de paiement et d'un espace privé pour chacun de nos clients. En outre, le site web doit être réactif et adapté à une utilisation sur n'importe quel appareil mobile. Le site doit également pouvoir s'intégrer aux systèmes des entreprises de transport et de distribution auprès desquelles nous achèterons les marchandises.

Dans un deuxième temps, le site web devrait pouvoir s'intégrer à un ERP pour PME (par exemple Holded) et à des services de comptabilité. Nous recherchons un prestataire de services qui puisse également agir en tant que consultant à long terme, en nous conseillant et en étant notre partenaire, en travaillant avec une approche agile.

Nous sommes prêts à travailler par étapes si nécessaire et nous sommes assez flexibles. Notre budget devrait être inférieur à 20 000 euros au total, mais nous sommes également ouverts aux recommandations de l'agence.”

Pour finir, chaque briefing doit expliquer pourquoi vous cherchez à externaliser votre projet et quelles sont les contraintes, les attentes et les limites que vous pourriez avoir pour votre future collaboration.

Tout d'abord, veillez à inclure dans votre briefing la raison principale pour laquelle vous souhaitez externaliser votre projet. Qu'est-ce qu'un prestataire de services peut vous offrir que vous n'avez pas en interne ?

N'oubliez pas de mentionner si vous avez déjà travaillé avec un prestataire de services ou une agence dans le passé. Le prestataire de services pourra ainsi savoir si le client a déjà mis en place des systèmes pour travailler avec des partenaires externes.

Chaque collaboration est unique, tout comme chaque client et chaque prestataire de services. Faites-le nous savoir, ainsi qu'aux prestataires de services :

Mais n'oubliez pas non plus d'inclure dans votre briefing toutes les contraintes qui, selon vous, pourraient compromettre la collaboration de quelque manière que ce soit :

Lors de la création d'un briefing de projet pour un prestataire de services particulier, les clients soumettent souvent un document PDF qui ne peut pas être modifié. Cela peut s'avérer difficile s'il y a des éléments qu'ils souhaitent modifier avant le début de la collaboration. Avec Sortlist, cependant, nos clients ont l'avantage de pouvoir parler à n'importe lequel de nos conseillers pour modifier leurs projets.

( ❗️ Si vous êtes situé en dehors de la Belgique, des Pays-Bas, de l'Espagne, de la France de l'Italie, ou de l'Allemagne, veuillez contacter un membre de notre équipe via le bouton de chat intercom situé en bas à droite de votre profil)

Vous pouvez également choisir de supprimer le projet en cours et d'en créer un nouveau.

Si votre budget change, si vous avez besoin de compétences supplémentaires ou si vous devez repenser complètement votre projet, vous pouvez facilement entrer en contact avec un membre de notre équipe et procéder aux ajustements nécessaires. Notre plateforme vous offre la flexibilité de mettre à jour et d'affiner votre briefing en fonction des besoins.