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Découvrez Sortlist Intro Meeting, votre nouvel outil de visio désormais disponible !
Découvrez Sortlist Intro Meeting, votre nouvel outil de visio désormais disponible !

Sortlist meetups ambitionne de faciliter les échanges entre les porteurs de projets et les agences grâce à un nouvel outil visio intégré.

Melania RANAIVOELISON avatar
Écrit par Melania RANAIVOELISON
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Sortlist Intro Meeting

Fixer le rendez-vous d'introduction avec un porteur de projet est la première étape permettant de construire une relation commerciale engageante. Cependant, les obstacles potentiels sont nombreux: aussi bien techniques qu'organisationnels. Vous avez déjà éprouvé des difficultés à trouver un créneau horaire qui convienne aux différentes parties prenantes?

C'est pourquoi nous avons amélioré notre outil de gestion des réunions pour vous proposer l'utilisation de Sortlist Meetups: une salle dédiée à votre premier appel vidéo où vous et le prospect pourrez à la fois réserver un créneau, le modifier, et vous connecter directement à une réunion visio.

Comment ça marche ?

Parmi les opportunités que vous recevez avec l'option Sortlist Meetups, vous pourrez réserver directement l'un des créneaux disponibles dans le calendrier du porteur de projet pour réserver votre premier appel vidéo.

Les réunions seront ajoutées à vos calendriers et vous aurez tous deux la possibilité de les modifier si nécessaire. Le premier appel vidéo aura lieu dans un espace exclusif et sécurisé créé dans Sortlist Meetups.

Nos équipes ont pris en compte les remarques dans une démarche d'amélioration de nos outils. Ainsi, nous avons travaillé à améliorer les fonctionnalités techniques de l'outil afin de nous assurer que les réunions soient correctement ajoutées dans les calendriers des uns et des autres et que les agences comme les porteurs de projets puissent être alertés lorsque l'autre partie a confirmé sa participation.

Il est essentiel que vous respectiez l'heure, car c'est l'heure que le client vous a assignée, afin d'assurer une expérience qualitative pour les deux parties.

Besoin de modifier vos plans ? Evitez les surprises !

L'un des objectifs de Sortlist Meetups est de s'assurer qu'indépendamment des changements qui peuvent survenir, la réunion puisse avoir lieu. Si l'une des parties prenantes ne peut finalement pas assister à la réunion, il sera possible de la modifier à partir de l'écran d'opportunité et de l'e-mail de confirmation.

La personne qui souhaite reprogrammer la réunion pourra créer et suggérer de nouveaux créneaux à l'autre.


Outil de suivi : 1ère réunion, 1er feedback

En utilisant Sortlist Meetups pour votre premier appel vidéo, vous pourrez obtenir des informations quant au ressenti du client à propos de ce premier contact.

En effet, après la réunion, Sortlist vous demandera votre avis ainsi que celui du client sur la manière dont il souhaite poursuivre la relation engagée avec votre agence.

Vous recevrez tous deux les informations communiquées par mail et, en tant qu'agence, vous pourrez également les consulter sur la page des opportunités disponible dans votre back-office Sortlist. Ainsi, vous pourrez connaître les prochaines étapes à suivre avec ce client.

Des questions? Consultez notre FAQS ci-dessous pour en apprendre davantage sur le fonctionnement du nouvel outil Sortlist meetups !

Tirez le meilleur parti de votre rendez-vous d'introduction, concluez de nouveaux partenariats et prenez le pouls de votre premier contact client avec Sortlist Meetups.

FAQS

  1. Comment savoir si l'option Sortlist Meetups est disponible sur une opportunité ?

Sur le côté droit de votre écran, vous pouvez apercevoir un encart indiquant la possibilité de réserver un créneau. Vous devrez faire une demande pour accéder aux créneaux disponibles des clients et réserver votre premier appel vidéo directement via Sortlist Meetups.

2. Comment puis-je reprogrammer un rendez-vous d'introduction ?

Comme personne n'est à l'abri d'un imprévu, si vous ou le client devez reporter la réunion, vous disposez de plusieurs moyens pour le faire :

  • À partir de l'e-mail de confirmation

  • À partir de l'écran d'opportunité

  • À partir de l'événement

Vous avez la possibilité de reprogrammer ou d'annuler la réunion. Chacun d'entre vous pourra proposer directement de nouveaux créneaux horaires pour trouver une nouvelle occasion d'organiser ce premier rendez-vous visio. Vous en serez tous deux informés et la nouvelle réunion devra être confirmée.

3. Comment puis-je m'assurer que le client assistera à la réunion ?

Lorsque vous choisissez un créneau pour rencontrer le porteur de projet, celui-ci recevra un mail de confirmation dans lequel il devra confirmer sa participation à la réunion. Vous serez informé par mail et la réunion sera ajoutée à votre calendrier ainsi qu'à l'opportunité.

En outre, un rappel de la réunion vous sera envoyé à tous les deux 24 heures avant la réunion vidéo.

4. Quel sera le déroulé de la réunion ?

Il s'agira d'un appel vidéo sur un espace dédié dans Sortlist Meetups. Vous pourrez accéder à votre salle de réunion personnelle à partir du lien de la réunion.

5. Que se passe-t-il si le client ne se présente pas ?

Si le client ne se présente pas, nous prendrons contact avec lui pour confirmer son intérêt pour votre agence et savoir s'il souhaite reporter la réunion.

Vous serez informé de leur réaction et des étapes à suivre.

6. Comment puis-je avoir accès aux notes laissées par le porteur de projet ?

Vous pourrez accéder aux commentaires des clients directement sur la page de l'opportunité. Vous recevrez une notification par mail lorsque ce retour d'information sera disponible.

7. Est-ce que mes propres notes seront partagées au client ?

Oui. Vos commentaires seront également partagés avec le client.

8. Est-il possible d'inviter des collègues dans le rendez-vous ?

Tout à fait, il existe plusieurs manières d'ajouter des collègues :

  • À partir de l'événement sur le calendrier : comme vous le feriez pour tout autre événement, il suffit d'"ajouter des invités" et ils recevront le lien vers l'appel.

  • Depuis la salle de Sortlist meetups : vous aurez la possibilité d'ajouter directement des collègues en chargant le lien du vidéocall.

Si vous avez besoin d'aide ou souhaitez obtenir plus d'informations sur cette nouvelle fonctionnalité, n'hésitez pas à contacter notre équipe. Nous nous ferons un plaisir de vous aider !

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