En Sortlist, recibimos un promedio de 3.000 briefs de proyectos por mes, y nuestro equipo lee y analiza cuidadosamente cada uno antes de compartirlo con nuestros proveedores de servicios.
Con años de experiencia, hemos adquirido conocimientos valiosos sobre los briefs más exitosos y los más desafiantes.
Al dirigirse a un proveedor de servicios, las empresas suelen presentar su propio borrador de briefing. En Sortlist, proporcionamos un marco útil para ayudarte a crear un brief completo, que luego compartimos con nuestros proveedores de servicios.
Aunque brindamos este valioso recurso, es importante que nos facilites suficiente información para asegurarnos de que encontremos la mejor opción para ti.
¿Qué es exactamente un "briefing satisfactorio"?
Para ayudarte en este proceso, hemos preparado una guía paso a paso, con ejemplos, sobre cómo redactar con eficacia un informe de proyecto completo.
¿Qué es un briefing y por qué es importante?
Un informe de proyecto es un documento breve que describe los objetivos, requisitos y expectativas de un proyecto. Sirve de hoja de ruta para todos los implicados y aclara qué hay que hacer, cuándo y con qué recursos.
Redactar un briefing es todo un reto, porque nos obliga a tomar la visión que tenemos en la cabeza y exponerla para que otra persona la entienda.
Una empresa que está a punto de embarcarse en un proyecto conoce los pormenores de lo que le gustaría conseguir y cómo espera lograrlo. Sin embargo, a un tercero, que no conoce tan bien la empresa, sus valores, sus objetivos, etc., le costará hacerse una idea del proyecto.
Piénsalo así 🍝:
Un cliente en un restaurante pide "pasta". Se imagina un delicioso plato de espaguetis a la boloñesa. Sin embargo, basándose en su vaga petición, el camarero pide por error al mejor cocinero de carbonara que prepare el plato. Cuando llega el plato de carbonara, el cliente está decepcionado, y tanto el camarero como el chef están desconcertados y decepcionados por no haber podido satisfacer las expectativas de su cliente.
Consideremos ahora una alternativa. Si el cliente hubiera pedido específicamente "espaguetis con salsa de tomate mezclada con ajo, aceite de oliva, carne de ternera y queso parmesano" y hubiera añadido detalles, como que quería la pasta bien cocida y lista en 30 minutos porque tenía que coger un tren, todo el mundo habría estado de acuerdo y encantado con el resultado.
Redactar las instrucciones de un proyecto para encontrar el proveedor adecuado es como pedir comida en un restaurante. Es importante darse cuenta de que la gente no puede leerte la mente ni adivinar tus preferencias. Por eso es importante ser claro y preciso.
Para asegurarte de que obtienes exactamente lo que quieres de un proveedor de servicios, es necesario que expliques detalladamente tus expectativas.
Los 3 elementos principales de un briefing
Presentación de la empresa: ¿quién eres?
A menudo, los clientes pasan por alto este aspecto del briefing porque puede no parecer tan importante como presentar el proyecto en sí. Sin embargo, conocer la identidad de tu empresa proporciona al proveedor información relevante que va más allá de la descripción del proyecto. Brinda contexto.
Al presentar tu empresa, asegúrate de incluir:
El nombre de tu empresa
Cuántos empleados tiene
El sector en el que trabaja
Su posición en el mercado
Los valores y la misión de la empresa
Sus objetivos a corto y largo plazo
Su clientela
Echa un vistazo a un ejemplo real:
"Somos una editorial especializada de tamaño medio que ofrece más de 40 servicios multimedia transversales en agricultura, alimentación y vida rural. Una de nuestras marcas es "M!", una revista infantil sin anuncios para niños de 5 años en adelante amantes de la naturaleza. Presenta la naturaleza local, el medio ambiente, rompecabezas, experimentos, recetas y manualidades. "M!" también es popular entre los educadores, pero solo está disponible por suscripción a través de nuestro sitio web matsch-magazin.de; no se puede encontrar en papel. Nos gustaría generar un mayor alcance para "M!" fuera de nuestros grupos objetivos conocidos, y creemos que el marketing de influencers tendrá un gran impacto en el reconocimiento de la revista”.
He aquí otro ejemplo:
"Hola, nuestra empresa trabaja en el sector cárnico. Somos una empresa familiar y nuestra visión es convertirnos en la tienda local de barrio de referencia, ofreciendo productos de calidad excepcional. Para lograrlo, estamos revitalizando poco a poco nuestra marca, dándole un toque moderno y explorando nuevas formas de conectar con nuestros clientes. Como parte de nuestra estrategia de expansión, estamos considerando lanzar una submarca que encarne una experiencia más premium. Esta iniciativa está pensada para atraer a clientes exigentes y darles una oferta de alto nivel”.
Presentar tu proyecto - ¿Cuál es tu objetivo general?
Si bien la presentación de tu empresa puede no parecer un elemento obvio del briefing, la descripción del proyecto en sí es todo lo contrario.
Con casi una década de experiencia poniendo en contacto a clientes y proveedores de marketing y publicidad, nos hemos dado cuenta de que a menudo faltan muchos elementos en la descripción del proyecto o en el propio briefing creativo. Por eso hemos elaborado cuidadosamente nuestras preguntas para obtener la mayor cantidad de información valiosa.
Este enfoque nos beneficia a nosotros, a los proveedores de servicios, y sobre todo a ti, para encontrar la combinación perfecta entre tus necesidades y el proveedor ideal.
Cuando presentes tu proyecto, asegúrate de incluirlo seleccionando nuestras opciones de respuesta múltiple o proporcionando más información textualmente:
El contexto: ¿qué lugar ocupa este proyecto en tu empresa, tus clientes, tu sector?
Los objetivos que persigues con este proyecto: intenta explicarlos tanto a nivel de marketing como empresarial (por ejemplo, aumentar las ventas, ampliar el público objetivo, mejorar la imagen de marca, etc.).
Tu presupuesto: asegúrate de especificar si se trata de un presupuesto mensual o fijo.
Tu plazo o cronograma deseado: ¿quieres empezar de inmediato?
Las habilidades que consideras necesarias para que este proyecto tenga éxito: Destaca todas las habilidades que crees que serán necesarias (por ejemplo, no solo marketing de contenidos, sino también redacción, creación y edición de vídeo, producción de vídeo, etc.).
Por qué necesitas un proveedor de servicios: ¿por qué recurres a un proveedor en lugar de hacerlo por tu cuenta? Coméntanos para entender mejor tu necesidad.
Echa un vistazo a un ejemplo real:
"Somos una empresa B2B de moda (uniformes, etc.) en fase de creación. Venimos de la industria y actualmente estamos en proceso de registro legal de la empresa y su nombre. Tenemos clientes en cartera, entre los que se encuentran medianas y grandes empresas internacionales.
Buscamos una agencia que pueda desarrollar al menos un primer Producto Mínimo Viable (MVP) con posibilidad de futuros desarrollos en el próximo mes.
Buscamos crear una web de comercio electrónico que cuente con pasarela de pago y un área privada para cada uno de nuestros clientes. Además, la web debe ser “responsive” y adaptable para su uso en cualquier dispositivo móvil. El sitio también debe poder integrarse con los sistemas de las empresas de transporte y distribución a las que compraríamos la mercancía.
En una segunda fase, el sitio web debería poder integrarse con un ERP para pymes (por ejemplo, Holded) y servicios de contabilidad. Buscamos un proveedor de servicios que también pueda actuar como consultor a largo plazo, asesorándonos y que sea nuestro socio, trabajando con un enfoque ágil.
Estamos dispuestos a trabajar por fases si es necesario y somos bastante flexibles. Es probable que nuestro presupuesto sea inferior a 20.000 euros en total, pero también estamos abiertos a recomendaciones del proveedor".
Explica por qué deseas trabajar con un proveedor, tus expectativas y limitaciones
Por último, cada brief debe explicar por qué deseas subcontratar tu proyecto y qué restricciones, expectativas y limitaciones puedes tener para una futura colaboración.
En primer lugar, asegúrate de incluir en el briefing la razón principal por la que quieres externalizar tu proyecto. ¿Qué puede ofrecerte un proveedor de servicios que no tengas internamente?
No olvides mencionar si has trabajado con algún otro proveedor de servicios en el pasado. El motivo es que el nuevo proveedor tendrá una idea de si ya dispones de sistemas o mecanismos para trabajar con proveedores externos.
Cada colaboración es única, como cada cliente y cada proveedor de servicios. Coméntanos a nosotros y a los proveedores de servicios:
Las expectativas de la colaboración
Con qué frecuencia deseas reunirte
Cuánto asesoramiento necesitas
El resultado ideal del proyecto
Los canales de comunicación que deseas utilizar
Entre otros.
Y no olvides incluir en tus instrucciones cualquier limitación que consideres que pueda afectar a la colaboración:
Limitaciones técnicas
Limitaciones funcionales (por ejemplo, necesidad de una traducción del proyecto a varios idiomas para que tu equipo internacional pueda entenderlo y utilizarlo), etc.
Crear un informe con Sortlist
Cuando se crea un informe de proyecto para un proveedor concreto de servicios, los clientes suelen enviar un documento PDF que no se puede modificar. Esto puede suponer un reto si hay elementos que desean cambiar antes de que comience la colaboración. Con Sortlist, sin embargo, nuestros clientes tienen la ventaja de contactar con cualquiera de nuestros asesores para modificar sus proyectos.
( ❗️ Si te encuentras fuera de Bélgica, Países Bajos, España, Francia o Alemania, ponte en contacto con alguien de nuestro equipo a través del botón de chat situado en la parte inferior derecha de tu perfil.)
O también puedes optar por eliminar el proyecto actual y crear uno nuevo.
Si cambias de presupuesto, necesitas competencias adicionales o replanteas por completo tu proyecto, puedes ponerte fácilmente en contacto con nuestro equipo y hacer los ajustes necesarios. Nuestra plataforma te ofrece la flexibilidad necesaria para actualizar y perfeccionar tus instrucciones.