Bei Sortlist erhalten wir durchschnittlich 3000 Projektanfragen pro Monat, und unser Team liest und analysiert jede einzelne, bevor wir sie an unsere Dienstleister weitergeben.

Durch die jahrelange Erfahrung seit unserem Start im Jahr 2014 haben wir wertvolle Erkenntnisse über erfolgreiche und schwierige Briefings gewonnen.

Wenn Unternehmen sich an eine Agentur oder einen Dienstleister wenden, legen sie in der Regel ihr eigenes Briefing vor. Wir von Sortlist bieten einen hilfreichen Rahmen, um Ihnen bei der Erstellung eines umfassenden Briefings zu helfen, das wir dann mit unseren Dienstleistern teilen.

Auch wenn wir Ihnen diese wertvolle Ressource zur Verfügung stellen, ist es wichtig, dass Sie uns ausreichend Informationen zur Verfügung stellen, damit wir die beste Lösung für Sie finden können.

Was genau ist also ein "erfolgreiches Briefing"?

Um Sie bei diesem Prozess zu unterstützen, haben wir einen schrittweisen Leitfaden mit Beispielen erstellt, der Ihnen zeigt, wie Sie ein umfassendes Projektbriefing effektiv erstellen können.

Ein Projektbriefing ist ein kurzes Dokument, das die Ziele, Anforderungen und Erwartungen an ein Projekt umreißt. Es dient als Fahrplan für alle Beteiligten und schafft Klarheit darüber, was wann und mit welchen Ressourcen zu tun ist.

Das Verfassen eines Briefings ist eine Herausforderung, denn es erfordert, dass wir die Vision, die wir in unserem Kopf haben, für andere verständlich darstellen.

Ein Unternehmen, das ein Projekt in Angriff nehmen will, weiß in- und auswendig, was es erreichen möchte und wie es dies zu erreichen hofft. Einem Dritten, der mit dem Unternehmen, seinen Werten, seinen Zielen usw. nicht so vertraut ist, würde es jedoch schwer fallen, die Idee des Projekts genauso gut zu erfassen.

Stellen Sie es sich so vor 🍝:

Ein Kunde bestellt in einem Restaurant "Pasta". Er stellt sich einen leckeren Teller Spaghetti Bolognese vor. Aufgrund seiner vagen Anfrage bittet der Kellner jedoch fälschlicherweise den besten Carbonara-Koch, das Gericht zuzubereiten. Als der Carbonara-Teller ankommt, ist der Kunde enttäuscht, und sowohl der Kellner als auch der Koch sind verwirrt und enttäuscht, dass sie die Erwartungen des Kunden nicht erfüllen konnten.

Betrachten wir nun eine Alternative. Hätte der Kunde ausdrücklich "Spaghetti mit Tomatensoße, Knoblauch, Olivenöl, Rindfleisch und Parmesankäse" bestellt und noch hinzugefügt, dass die Nudeln gut gekocht und in 30 Minuten fertig sein sollten, weil er einen Zug erwischen musste, wären alle auf derselben Wellenlänge gewesen und hätten sich über das Ergebnis gefreut.

Ein Projektbriefing zu schreiben, um die richtige Agentur zu finden, ist wie eine Essensbestellung in einem Restaurant. Man muss sich darüber im Klaren sein, dass niemand Ihre Gedanken lesen oder Ihre Vorlieben erraten kann. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihre Anforderungen klar und präzise formulieren.

Um sicherzustellen, dass Sie genau das bekommen, was Sie sich von einem Dienstleister wünschen, müssen Sie Ihre Erwartungen im Detail erläutern.

Oft übersehen Kunden diesen Aspekt des Briefings, weil er nicht so wichtig erscheint wie die Präsentation des Projekts selbst. Das Verständnis der Identität Ihres Unternehmens bietet der Agentur jedoch wertvolle Einblicke, die über die Projektbeschreibung hinausgehen. Sie liefert den Kontext.

Achten Sie bei der Präsentation Ihres Unternehmens darauf, dass Sie Folgendes angeben:

Werfen Sie einen Blick auf eines unserer Beispiele aus der Praxis:

"Wir sind ein mittelständischer Fachverlag, der über 40 crossmediale Mediendienste in den Bereichen Landwirtschaft, Ernährung und Landleben anbietet. Eine unserer Marken ist "M"!, eine werbefreie Kinderzeitschrift für naturbegeisterte Kinder ab 5 Jahren. Es stellt die lokale Natur, die Umwelt, Rätsel, Experimente, Rezepte und Bastelarbeiten vor. "M"! ist auch bei Erzieherinnen und Erziehern beliebt, kann aber nur im Abonnement über unsere Website matsch-magazin.de bezogen werden und ist nicht in gedruckter Form zu finden. Wir möchten gerne mehr Reichweite für "M"! außerhalb unserer bekannten Zielgruppen generieren und denken, dass Influencer-Marketing einen großen Einfluss auf die Bekanntheit des Magazins haben wird.

Hier ein weiteres Beispiel:

"Hallo, unser Unternehmen ist in der Fleischbranche tätig. Wir sind ein Familienunternehmen, und unsere Vision ist es, das Geschäft in der Nachbarschaft zu werden, das außergewöhnliche Qualitätsprodukte anbietet. Um dies zu erreichen, sind wir dabei, unsere Marke schrittweise zu revitalisieren, ihr einen modernen Touch zu geben und neue Wege zu erkunden, um mit unseren Kunden in Kontakt zu treten. Im Rahmen unserer Expansionsstrategie erwägen wir die Einführung einer Submarke, die ein Premium-Erlebnis verkörpert. Mit dieser Initiative wollen wir anspruchsvolle Kunden ansprechen und ihnen ein gehobenes Angebot machen.

Auch wenn die Präsentation Ihres Unternehmens kein offensichtliches Element eines Projektauftrags zu sein scheint, so ist die Beschreibung des Projekts vielleicht das Gegenteil.

Mit fast zehn Jahren Erfahrung in der Zusammenarbeit zwischen Kunden und Marketing- und Werbeagenturen haben wir festgestellt, dass viele Elemente in der Beschreibung des Projekts oder des kreativen Briefings selbst fehlen. Deshalb haben wir unsere Briefing-Fragen sorgfältig formuliert, um ein Maximum an wertvollen Informationen zu sammeln.

Dieser Ansatz kommt uns, den Dienstleistern und vor allem Ihnen zugute, um die perfekte Lösung für unsere Kunden zu finden.

Wenn Sie Ihr Projekt vorstellen, achten Sie darauf, dass Sie entweder unsere Multiple-Choice-Optionen auswählen oder weitere Informationen in Textform bereitstellen.

Werfen Sie einen Blick auf eines unserer Beispiele aus der Praxis:

"Wir sind ein Modeunternehmen für B2B-Unternehmen (Uniformen, etc.) in der Gründungsphase. Wir kommen aus der Branche und befinden uns derzeit im Prozess der rechtlichen Registrierung des Unternehmens und seines Namens. Unser Kundenstamm umfasst mittlere und große internationale Unternehmen.

Wir sind auf der Suche nach einer Agentur, die zumindest ein erstes Minimum Viable Product (MVP) mit der Möglichkeit weiterer Entwicklungen innerhalb des nächsten Monats entwickeln kann.

Wir sind auf der Suche nach einer E-Commerce-Website mit einem Zahlungs-Gateway und einem privaten Bereich für jeden unserer Kunden. Darüber hinaus muss die Website responsive sein und sich für die Nutzung auf jedem mobilen Gerät eignen. Die Website sollte auch in der Lage sein, sich in die Systeme der Transport- und Vertriebsunternehmen zu integrieren, bei denen wir die Waren einkaufen würden.

In einer zweiten Phase sollte die Website mit einem ERP-System für KMU (z. B. Holded) und Buchhaltungsdiensten integriert werden können. Wir suchen einen Dienstleister, der uns auch langfristig beratend und partnerschaftlich zur Seite steht und mit einem agilen Ansatz arbeitet.

Wir sind bereit, bei Bedarf in Phasen zu arbeiten, und wir sind recht flexibel. Unser Budget dürfte insgesamt unter 20.000 Euro liegen, aber wir sind auch offen für Empfehlungen der Agentur".

Schließlich sollten Sie in jedem Briefing erläutern, warum Sie Ihr Projekt auslagern möchten und welche Zwänge, Erwartungen und Einschränkungen Sie für Ihre zukünftige Zusammenarbeit haben.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie in Ihrem Briefing den Hauptgrund für die Auslagerung Ihres Projekts nennen. Was kann ein Dienstleister bieten, das Sie nicht im Haus haben?

Erwähnen Sie unbedingt, ob Sie in der Vergangenheit bereits mit einem Dienstleister oder einer Agentur zusammengearbeitet haben. Der Grund dafür ist, dass der Dienstleister eine Vorstellung davon hat, ob der Kunde bereits über Systeme für die Zusammenarbeit mit externen Anbietern verfügt.

Jede Zusammenarbeit ist einzigartig, genau wie jeder Kunde und jeder Dienstleister. Lassen Sie es uns und die Dienstleister wissen:

Achten Sie aber auch darauf, dass Sie in Ihrem Briefing alle Zwänge angeben, die Ihrer Meinung nach die Zusammenarbeit beeinträchtigen könnten:

Bei der Erstellung einer Projektbeschreibung für einen bestimmten Dienstleister übermitteln die Kunden oft ein PDF-Dokument, das nicht geändert werden kann. Dies kann eine Herausforderung sein, wenn es Elemente gibt, die sie vor Beginn der Zusammenarbeit ändern möchten. Mit Sortlist haben unsere Kunden jedoch den Vorteil, dass sie mit jedem unserer Berater sprechen können, um ihre Projekte zu ändern.

( ❗️ Wenn Sie sich außerhalb Belgiens, der Niederlande, Spaniens, Frankreichs, Italiens oder Deutschlands befinden, kontaktieren Sie bitte jemanden aus unserem Team über den Intercom-Chat-Button unten rechts in Ihrem Profil)

Sie können aber auch das aktuelle Projekt löschen und ein neues Projekt erstellen.

Wenn sich Ihr Budget ändert, Sie zusätzliche Kompetenzen benötigen oder Ihr Projekt völlig neu überdenken müssen, können Sie sich ganz einfach mit einem unserer Mitarbeiter in Verbindung setzen und die notwendigen Anpassungen vornehmen. Unsere Plattform gibt Ihnen die Flexibilität, Ihr Briefing nach Bedarf zu aktualisieren und zu verfeinern.